فرآیندهای صدور صورتحساب¶
بسته به نوع کسب‌وکار شما و برنامه‌ای که استفاده می‌کنید، روش‌های مختلفی برای خودکارسازی ایجاد فاکتور مشتری در Odoo وجود دارد. معمولاً فاکتورهای پیش‌نویس توسط سیستم ایجاد می‌شوند (با اطلاعاتی که از اسناد دیگر مانند سفارش‌های فروش یا قراردادها می‌آید) و حسابدار فقط باید فاکتورهای پیش‌نویس را تأیید کرده و فاکتورها را به صورت گروهی ارسال کند (از طریق پست عادی یا ایمیل).
بسته به کسب‌وکار شما، ممکن است یکی از روش‌های زیر را برای ایجاد پیش‌نویس فاکتورها انتخاب کنید:
فروش¶
سفارش فروش ‣ فاکتور¶
در بیشتر شرکت‌ها، فروشندگان پیش‌فاکتورهایی ایجاد می‌کنند که پس از تأیید به سفارش فروش تبدیل می‌شوند. سپس، پیش‌نویس فاکتورها بر اساس سفارش فروش ایجاد می‌شوند. شما گزینه‌های مختلفی مانند:
صدور فاکتور به صورت دستی: استفاده از دکمه‌ای در سفارش فروش برای ایجاد پیش‌نویس فاکتور
صدور فاکتور قبل از تحویل: صدور فاکتور کامل سفارش قبل از ایجاد سفارش تحویل
فاکتور بر اساس سفارش تحویل: بخش بعدی را ببینید
صدور فاکتور قبل از تحویل معمولاً توسط برنامه تجارت الکترونیک استفاده می‌شود زمانی که مشتری در زمان سفارش پرداخت می‌کند و ما پس از آن تحویل می‌دهیم. (پیش‌پرداخت)
برای بیشتر موارد استفاده دیگر، توصیه می‌شود که به صورت دستی فاکتور صادر شود. این امکان را به فروشنده می‌دهد که فاکتور را به صورت دلخواه صادر کند با گزینه‌های: فاکتور کل سفارش، فاکتور درصدی (پیش‌پرداخت)، فاکتور برخی از خطوط، فاکتور پیش‌پرداخت ثابت.
این فرآیند برای هر دو خدمات و محصولات فیزیکی مناسب است.
همچنین ببینید
سفارش فروش ‣ حواله تحویل ‣ فاکتور¶
خرده‌فروشان و تجارت الکترونیک معمولاً بر اساس سفارش‌های تحویل فاکتور صادر می‌کنند، نه سفارش‌های فروش. این روش برای کسب‌وکارهایی مناسب است که مقادیر تحویلی ممکن است با مقادیر سفارش داده‌شده متفاوت باشد: مانند مواد غذایی (فاکتور بر اساس کیلوگرم واقعی).
به این ترتیب، اگر سفارش را به صورت جزئی تحویل دهید، فقط برای آنچه واقعاً تحویل داده‌اید، فاکتور صادر می‌کنید. اگر سفارش‌های معوق داشته باشید (بخشی را تحویل دهید و بقیه را بعداً)، مشتری دو فاکتور دریافت خواهد کرد، یکی برای هر دستور تحویل.
همچنین ببینید
سفارش تجارت الکترونیک ‣ فاکتور¶
یک سفارش تجارت الکترونیک همچنین باعث ایجاد سفارش می‌شود زمانی که به طور کامل پرداخت شود. اگر اجازه پرداخت سفارش‌ها با چک یا انتقال بانکی را بدهید، اودو فقط یک سفارش ایجاد می‌کند و فاکتور زمانی صادر می‌شود که پرداخت دریافت شود.
قراردادها¶
قراردادهای منظم ‣ فاکتورها¶
اگر از قراردادها استفاده می‌کنید، می‌توانید فاکتور را بر اساس زمان و مواد مصرف‌شده، هزینه‌ها یا خطوط ثابت خدمات/محصولات ایجاد کنید. هر ماه، فروشنده فاکتور را بر اساس فعالیت‌های انجام‌شده در قرارداد ایجاد خواهد کرد.
فعالیت‌ها می‌توانند:
محصولات/خدمات ثابت، مرتبط با یک سفارش فروش مرتبط با این قرارداد
مواد خریداری شده (که شما مجدداً فاکتور خواهید کرد)
زمان و مواد بر اساس برگه‌های زمانی یا خریدها (پیمانکاری فرعی)
هزینه‌هایی مانند سفر و اقامت که به مشتری مجدداً فاکتور می‌کنید
شما می‌توانید در پایان قرارداد فاکتور صادر کنید یا فاکتورهای میانی را ایجاد کنید. این روش توسط شرکت‌های خدماتی که عمدتاً بر اساس زمان و مواد فاکتور صادر می‌کنند، استفاده می‌شود. برای شرکت‌های خدماتی که بر اساس قیمت ثابت فاکتور صادر می‌کنند، از سفارش فروش معمولی استفاده می‌شود.
قراردادهای دوره‌ای ‣ فاکتورها¶
برای اشتراک‌ها، صورتحساب به صورت دوره‌ای و خودکار صادر می‌شود. تناوب صدور صورتحساب و خدمات/محصولات صورتحساب شده در قرارداد تعریف می‌شوند.
همچنین ببینید
سایر¶
ایجاد فاکتور به صورت دستی¶
کاربران همچنین می‌توانند فاکتورها را به صورت دستی و بدون استفاده از قراردادها یا سفارش فروش ایجاد کنند. این روش توصیه می‌شود اگر نیازی به مدیریت فرآیند فروش (پیشنهادات قیمت) یا تحویل محصولات یا خدمات ندارید.
حتی اگر فاکتور را از یک سفارش فروش ایجاد کنید، ممکن است در موارد استفاده استثنایی نیاز به ایجاد فاکتور به صورت دستی داشته باشید:
اگر نیاز به ایجاد یک بازپرداخت دارید
اگر نیاز به ارائه تخفیف دارید
اگر نیاز دارید فاکتوری که از یک سفارش فروش ایجاد شده را تغییر دهید
اگر نیاز دارید چیزی را که به کسب‌وکار اصلی شما مرتبط نیست، فاکتور کنید
ماژول‌های خاص¶
برخی از ماژول‌های خاص نیز قادر به ایجاد پیش‌نویس فاکتورها هستند:
عضویت: هر سال برای اعضای خود فاکتور صادر کنید
تعمیرات: خدمات پس از فروش خود را فاکتور کنید
بازآرایی فاکتورها¶
امکان بازتنظیم شماره‌گذاری فاکتورها همچنان وجود دارد، اما با برخی محدودیت‌ها:
این ویژگی زمانی که ورودی‌ها قبل از تاریخ قفل باشند کار نمی‌کند.
این ویژگی کار نمی‌کند اگر ترتیب با ماه ثبت ناسازگار باشد.
اگر توالی منجر به تکرار شود، کار نمی‌کند.
ترتیب فاکتور بدون تغییر باقی می‌ماند.
این برای افرادی مفید است که از شماره‌گذاری در نرم‌افزار دیگری استفاده می‌کنند و می‌خواهند سال جاری را بدون شروع مجدد از ابتدا ادامه دهند.
دیجیتالی کردن فاکتورها با تشخیص کاراکتر نوری (OCR)¶
دیجیتالی‌سازی فاکتور فرآیند کدگذاری خودکار فاکتورهای کاغذی سنتی به فرم‌های فاکتور در حسابداری شما است.
اودو از فناوری‌های OCR و هوش مصنوعی برای شناسایی محتوای اسناد استفاده می‌کند. فرم‌های صورتحساب فروشنده و فاکتورهای مشتری به صورت خودکار بر اساس فاکتورهای اسکن‌شده ایجاد و تکمیل می‌شوند.
همچنین ببینید