هزینه‌های معوق¶
هزینه‌های معوق و پیش‌پرداخت‌ها (که به عنوان هزینه‌های پیش‌پرداخت شده نیز شناخته می‌شوند) هر دو هزینه‌هایی هستند که قبلاً برای محصولات یا خدماتی که هنوز دریافت نشده‌اند، انجام شده‌اند.
چنین هزینه‌هایی برای شرکتی که آنها را پرداخت کرده است به عنوان دارایی محسوب می‌شوند، زیرا شرکت قبلاً برای محصولات و خدمات پرداخت کرده اما هنوز آنها را دریافت نکرده یا استفاده نکرده است. شرکت نمی‌تواند این هزینه‌ها را در صورت سود و زیان جاری یا صورت درآمد گزارش کند، زیرا این پرداخت‌ها در آینده به طور مؤثر به عنوان هزینه ثبت خواهند شد.
این هزینه‌های آینده باید در ترازنامه شرکت معوق شوند تا زمانی که بتوان آنها را در صورت سود و زیان، به صورت یکجا یا در یک دوره زمانی مشخص، شناسایی کرد.
به عنوان مثال، فرض کنید ما مبلغ ۱۲۰۰ دلار را یکجا برای یک سال بیمه پرداخت می‌کنیم. ما هزینه را اکنون پرداخت کرده‌ایم اما هنوز از خدمات استفاده نکرده‌ایم. بنابراین، این هزینه جدید را در یک حساب پیش‌پرداخت ثبت می‌کنیم و تصمیم می‌گیریم که آن را به صورت ماهانه شناسایی کنیم. هر ماه، برای ۱۲ ماه آینده، مبلغ ۱۰۰ دلار به عنوان هزینه شناسایی خواهد شد.
حسابداری Odoo هزینه‌های معوقه را با تقسیم آنها به چندین ثبت که به صورت دوره‌ای ثبت می‌شوند، مدیریت می‌کند.
توجه
سرور روزی یک بار بررسی می‌کند که آیا باید یک ورودی ثبت شود. ممکن است تا ۲۴ ساعت طول بکشد تا تغییر از پیش‌نویس به ثبت‌شده را مشاهده کنید.
پیکربندی¶
اطمینان حاصل کنید که تنظیمات پیش‌فرض به‌درستی برای کسب‌وکار شما پیکربندی شده‌اند. برای انجام این کار، به مسیر زیر بروید: . گزینه‌های زیر در دسترس هستند:
- دفتر روزنامه
ورودی‌های تعویقی در این دفتر ثبت می‌شوند.
- هزینه معوق
هزینه‌ها در این حساب دارایی جاری به تعویق می‌افتند تا زمانی که شناسایی شوند.
- ایجاد سندها
به طور پیش‌فرض، اودو به صورت خودکار ثبت‌های تعلیقی را هنگام ثبت یک صورتحساب فروشنده ایجاد می‌کند. با این حال، شما همچنین می‌توانید با انتخاب گزینه دستی و گروه‌بندی‌شده، آنها را به صورت دستی ایجاد کنید.
- بر اساس
فرض کنید یک صورتحساب به مبلغ ۱۲۰۰ دلار باید طی ۱۲ ماه به تعویق بیفتد.
گزینه ماه‌ها مبلغ 100 دلار برای هر ماه را بر اساس تعداد روزهای آن ماه محاسبه می‌کند (به عنوان مثال، 50 دلار برای ماه اول اگر تاریخ شروع روی روز 15 ماه تنظیم شده باشد).
گزینه ماه‌های کامل هر ماهی که شروع شده باشد را به عنوان یک ماه کامل در نظر می‌گیرد (برای مثال، 100 دلار برای ماه اول حتی اگر تاریخ شروع در روز 15 ماه تنظیم شده باشد)؛ این بدان معناست که با استفاده از گزینه ماه‌های کامل، 100 دلار کامل در ماه جزئی اول شناسایی می‌شود و نیازی به ماه سیزدهم برای شناسایی باقی‌مانده نخواهد بود، همان‌طور که در صورت استفاده از گزینه ماه‌ها اتفاق می‌افتد.
گزینه روزها مقادیر متفاوتی را بر اساس تعداد روزهای هر ماه محاسبه می‌کند (مثلاً حدود ~$102 برای ژانویه و حدود ~$92 برای فوریه).
ایجاد ثبت‌های تعویقی در زمان اعتبارسنجی¶
نکته
اطمینان حاصل کنید که فیلدهای تاریخ شروع و تاریخ پایان در زبانه خطوط فاکتور قابل مشاهده باشند. در بیشتر موارد، تاریخ شروع باید در همان ماه تاریخ صورتحساب باشد. ثبت‌های هزینه معوق از تاریخ صورتحساب ثبت می‌شوند و به‌طور متناسب در گزارش نمایش داده می‌شوند.
برای هر خط از صورتحساب که باید به تعویق بیفتد، تاریخ شروع و پایان دوره تعویق را مشخص کنید.
اگر فیلد ایجاد ثبت‌ها روی در زمان تأیید فاکتور/صورتحساب تنظیم شده باشد، اودو به‌طور خودکار ثبت‌های تعلیقی را هنگام تأیید صورتحساب ایجاد می‌کند. برای مشاهده آنها روی دکمه هوشمند ثبت‌های تعلیقی کلیک کنید.
یک ثبت، که در همان روز به عنوان تاریخ حسابداری صورتحساب ثبت شده است، مبالغ صورتحساب را از حساب هزینه به حساب معوق منتقل می‌کند. ثبت‌های دیگر، ثبت‌های تعویقی هستند که ماه به ماه مبالغ صورتحساب را از حساب معوق به حساب هزینه منتقل می‌کنند تا هزینه را شناسایی کنند.
Example
شما می‌توانید یک صورتحساب ژانویه به مبلغ ۱۲۰۰ دلار را طی ۱۲ ماه به تعویق بیندازید، با مشخص کردن تاریخ شروع ۰۱/۰۱/۲۰۲۳ و تاریخ پایان ۳۱/۱۲/۲۰۲۳. در پایان ماه آگوست، مبلغ ۸۰۰ دلار به عنوان هزینه شناسایی می‌شود، در حالی که ۴۰۰ دلار در حساب معوق باقی می‌ماند.
گزارش‌دهی¶
گزارش هزینه‌های معوق نمای کلی از ثبت‌های لازم برای هر حساب را محاسبه می‌کند. برای دسترسی به آن، به مسیر زیر بروید: .
برای مشاهده آیتم‌های دفتر روزنامه هر حساب، روی نام حساب کلیک کنید و سپس آیتم‌های دفتر روزنامه.
توجه
تنها صورت‌حساب‌هایی که تاریخ حسابداری آنها قبل از پایان دوره گزارش باشد، در نظر گرفته می‌شوند.
ایجاد دستی ثبت‌های تعویقی گروه‌بندی‌شده¶
اگر درآمدهای معوق زیادی دارید و می‌خواهید تعداد ثبت‌های دفتر ایجاد شده را کاهش دهید، می‌توانید ثبت‌های معوق را به صورت دستی ایجاد کنید. برای این کار، فیلد ایجاد ثبت‌ها را در تنظیمات به دستی و گروه‌بندی شده تنظیم کنید. سپس اودو مبالغ معوق را در یک ثبت واحد تجمیع می‌کند.
در پایان هر ماه، به گزارش هزینه‌های معوقه بروید و روی دکمه ایجاد ثبت‌ها کلیک کنید. این کار دو ثبت معوقه ایجاد می‌کند:
یکی در پایان ماه که برای هر حساب، تمام مبالغ معوقه آن ماه را تجمیع می‌کند. این بدان معناست که در پایان آن دوره، بخشی از هزینه معوقه شناسایی می‌شود.
معکوس کردن این سند ایجاد شده، در روز بعد (یعنی اولین روز ماه بعد) برای لغو سند قبلی.
Example
دو صورتحساب وجود دارد:
صورتحساب A: ۱۲۰۰ دلار به تعویق افتاده از ۰۱/۰۱/۲۰۲۳ تا ۳۱/۱۲/۲۰۲۳
صورتحساب B: ۶۰۰ دلار به تعویق افتاده از ۰۱/۰۱/۲۰۲۳ تا ۱۲/۳۱/۲۰۲۳
- در ژانویه
در پایان ژانویه، پس از کلیک بر روی دکمه ایجاد ثبت‌ها، ثبت‌های زیر وجود دارند:
ورودی 1 به تاریخ 31 ژانویه:
ردیف 1: حساب هزینه -1200 -600 = -1800 (لغو مجموع هر دو فاکتور)
خط 2: حساب هزینه 100 + 50 = 150 (شناسایی 1/12 از صورتحساب A و صورتحساب B)
خط ۳: حساب معوقه ۱۸۰۰ - ۱۵۰ = ۱۶۵۰ (مبلغی که باید بعداً معوق شود)
ورودی ۲ به تاریخ ۱ فوریه، معکوس ورودی قبلی:
حساب هزینه 1800
خط ۲: حساب معوق -۱۵۰
خط 3: حساب هزینه -1650
- در فوریه
در پایان ماه فوریه، پس از کلیک بر روی دکمه ایجاد ورودی‌ها، ورودی‌های زیر وجود دارند:
ورودی ۱ به تاریخ ۲۸ فوریه:
ردیف 1: حساب هزینه -1200 -600 = -1800 (لغو مجموع هر دو فاکتور)
خط ۲: حساب هزینه ۲۰۰ + ۱۰۰ = ۳۰۰ (شناسایی ۲/۱۲ از صورتحساب A و صورتحساب B)
خط 3: حساب معوقه 1800 - 300 = 1500 (مبلغی که هنوز باید بعداً معوق شود)
ورودی ۲ به تاریخ ۱ مارس، معکوس ورودی قبلی.
- از مارس تا اکتبر
همان محاسبه برای هر ماه تا ماه اکتبر انجام می‌شود.
- در نوامبر
در پایان ماه نوامبر، پس از کلیک بر روی دکمه ایجاد ثبت‌ها، ثبت‌های زیر وجود دارند:
ورودی ۱ به تاریخ ۳۰ نوامبر:
ردیف 1: حساب هزینه -1200 -600 = -1800 (لغو مجموع هر دو فاکتور)
خط ۲: حساب هزینه ۱۱۰۰ + ۵۵۰ = ۱۶۵۰ (شناسایی ۱۱/۱۲ از صورتحساب A و صورتحساب B)
خط ۳: حساب معوقه ۱۸۰۰ - ۱۶۵۰ = ۱۵۰ (مبلغی که هنوز باید بعداً معوق شود)
ورودی ۲ به تاریخ ۱ دسامبر، معکوس ورودی قبلی.
- در دسامبر
نیازی به ایجاد ثبت‌ها در ماه دسامبر نیست. در واقع، اگر محاسبات را برای ماه دسامبر انجام دهیم، مبلغی برای تعویق وجود نخواهد داشت.
- در مجموع
اگر همه چیز را تجمیع کنیم، خواهیم داشت:
صورتحساب A و صورتحساب B
دو ثبت (یکی برای تعویق و دیگری برای بازگشت) برای هر ماه از ژانویه تا نوامبر
بنابراین، در پایان دسامبر، صورتحساب‌های A و B تنها یک بار به‌طور کامل به‌عنوان هزینه شناسایی می‌شوند، با وجود تمام ثبت‌های ایجاد شده، به لطف مکانیزم معکوس.