بازدیدکنندگان¶
در برنامه Frontdesk اودو، بازدیدکننده به هر فرد غیرکارمند (مانند تعمیرکار، متقاضی شغل، حسابرس و غیره) اشاره دارد. ورود و خروج بازدیدکنندگان می‌تواند به منظور امنیت ثبت شود تا یک گزارش دقیق از افرادی که در محل حضور دارند، فراهم شود.
فهرست بازدیدکنندگان¶
برای دسترسی به لیست کامل بازدیدکنندگان ثبت‌شده، به مسیر بروید.
توجه
به طور پیش‌فرض، فیلترهای برنامه‌ریزی‌شده یا وارد شده و امروز در نوار جستجو... ظاهر می‌شوند.
تمام بازدیدکنندگان در نمای لیست نمایش داده می‌شوند، همراه با جزئیاتی که هنگام ورود ثبت شده‌اند:
نام: نام مهمان.
شرکت بازدیدکننده: شرکتی که مهمان نمایندگی می‌کند.
تلفن: شماره تلفن مهمان.
نوشیدنی‌ها*: نوشیدنی که مهمان درخواست کرده است.
میزبان: شخصی که مهمان منتظر دیدن او است.
زمان ورود: تاریخ و زمانی که مهمان وارد شده است.
تسویه حساب*: تاریخ و زمان خروج مهمان. در نمای پیش‌فرض، فقط مهمانانی با وضعیت ورود انجام شده یا برنامه‌ریزی شده قابل مشاهده هستند. مهمانانی با زمان‌های خروج فقط در صورتی قابل مشاهده هستند که فیلتر امروز حذف شود.
مدت زمان: مقدار زمانی که مهمان وارد شده است.
ایستگاه: مکانی که مهمان در آن پذیرش شده است.
وضعیت: وضعیت مهمان. گزینه‌ها عبارتند از ورود انجام شده, برنامه‌ریزی شده, خروج انجام شده, یا لغو شده.
ایمیل*: آدرس ایمیل مهمان.
شرکت*: شرکتی که مهمان برای بازدید از آن آمده است. این فیلد فقط در صورتی در دسترس است که پایگاه داده چند شرکتی باشد.
* این فیلدها در لیست پیش‌فرض بازدیدکننده قابل مشاهده نیستند. باید از طریق آیکون (تنظیمات را تنظیم کنید) در گوشه بالا سمت راست لیست فعال شوند.
در سمت راست ستون‌های عنوان‌دار در صفحه بازدیدکنندگان، یک ستون بدون عنوان وجود دارد که وضعیت مهمان در آن قابل به‌روزرسانی است.
هنگامی که یک مهمان می‌رود، روی دکمه تسویه حساب کلیک کنید تا رکورد مهمان به‌روزرسانی شود و تاریخ و زمان ترک او ثبت گردد.
اگر مهمان برنامه‌ریزی‌شده‌ای وارد شود و از کیوسک Frontdesk برای ورود استفاده نکرده باشد، می‌توان از این لیست با کلیک بر روی دکمه Check in موجود، تاریخ و زمان ورود آنها را ثبت کرد.
در کنار ستون وضعیت بدون عنوان، دکمه‌ای با عنوان نوشیدنی سرو شد ظاهر می‌شود، اما فقط در صورتی که آن بازدیدکننده خاص درخواست نوشیدنی کرده باشد.
وقتی نوشیدنی آنها سرو شد، روی دکمه نوشیدنی سرو شد کلیک کنید تا نشان دهید نوشیدنی به مهمان تحویل داده شده است. پس از کلیک، آن دکمه ناپدید می‌شود.
در سمت راست خط، دکمه‌ای با عنوان چاپ نشان فقط برای بازدیدکنندگان برنامه‌ریزی‌شده ظاهر می‌شود. با کلیک بر روی این دکمه، یک فایل PDF از نشان بازدیدکننده دانلود می‌شود. این نشان تاریخ و زمان ورود بازدیدکننده، نام و شرکت بازدیدکننده، شخصی که بازدیدکننده به دیدن او آمده است و لوگوی شرکت میزبان را نمایش می‌دهد.
توجه
نشان PDF می‌تواند روی برچسب‌های چسبی برای استفاده بازدیدکننده چاپ شود یا روی کاغذی که می‌توان آن را در نگهدارنده نشان پلاستیکی قرار داد.
اگر هر ستونی قابل مشاهده نیست، یا اگر ترجیح داده شود ستونی که قابل مشاهده است مخفی شود، روی آیکون (تنظیمات تنظیم) که در انتهای خط بالا قرار دارد کلیک کنید. با انجام این کار، یک منوی کشویی از گزینه‌های ستون برای فعال یا غیرفعال کردن نمایش داده می‌شود. آیکون (تأیید) نشان‌دهنده قابل مشاهده بودن ستون است.
بازدیدکنندگان برنامه‌ریزی‌شده¶
هنگامی که انتظار مهمانانی مانند نامزدهای شغلی، مقامات دولتی یا تأمین‌کنندگان جدید می‌رود، وارد کردن اطلاعات بازدیدکننده از قبل می‌تواند مفید باشد. وقتی بازدیدکنندگان می‌رسند، می‌توانند از گزینه ورود سریع در کیوسک استفاده کنند، به جای اینکه تمام اطلاعات خود را به صورت دستی در زمان ورود وارد کنند.
اطلاعات مهمان مورد انتظار را از قبل با ایجاد یک مهمان برنامه‌ریزی‌شده در برنامه پذیرش وارد کنید.
برای ایجاد یک مهمان برنامه‌ریزی‌شده، به مسیر بروید و روی جدید کلیک کنید. سپس، همان اطلاعاتی را که برای هر بازدیدکننده دیگر وارد می‌کنید، در فرم مهمان وارد کنید. تنها فیلدهای ضروری عبارتند از نام بازدیدکننده و ایستگاه که انتظار می‌رود در آن حضور یابد.
مهم
اگر یک مهمان از قبل برنامه‌ریزی شده باشد، باید از لیست موجود در صفحه بازدیدکنندگان در برنامه پذیرش () ثبت ورود شود. اگر یک مهمان برنامه‌ریزی‌شده از طریق کیوسک ثبت ورود کند، به‌صورت جداگانه از ورودی بازدیدکننده برنامه‌ریزی‌شده خود ثبت ورود می‌شود و ورودی بازدیدکننده برنامه‌ریزی‌شده او همچنان به‌عنوان برنامه‌ریزی‌شده فهرست می‌شود.
وضعیت برنامه‌ریزی‌شده یک مهمان برنامه‌ریزی‌شده تنها زمانی به ورود ثبت‌شده تغییر می‌کند که ورود آنها در داخل لیست بازدیدکنندگان برنامه ثبت شود.
اگر یک مهمان از طریق کیوسک ورود انجام دهد، اطمینان حاصل کنید که تمامی سوابق به‌روز هستند و لیست مهمانانی که در حال حاضر در محل حضور دارند صحیح است. مطمئن شوید که ورود و/یا خروج به‌درستی ثبت شده باشد تا لیست بازدیدکنندگان به‌درستی نشان‌دهنده افرادی باشد که در حال حاضر در محل حضور دارند.
اطمینان حاصل کنید که مهمانان برنامه‌ریزی‌شده مطلع شوند که نباید از کیوسک برای ورود استفاده کنند اگر از قبل به عنوان مهمان برنامه‌ریزی‌شده ثبت شده‌اند.
جریان بازدیدکننده¶
ثبت ورود بازدیدکننده¶
هنگامی که یک بازدیدکننده وارد یک مجموعه می‌شود، به کیوسک پذیرش مراجعه کرده و روی ورود کلیک می‌کند. اطلاعاتی که از بازدیدکننده درخواست می‌شود، مطابق با تنظیماتی است که برای ایستگاه پذیرش خاص پیکربندی شده است. اگر اطلاعاتی ضروری باشد، فیلد مربوطه با علامت ستاره قرمز (*) نمایش داده می‌شود. بازدیدکننده باید اطلاعات ضروری را وارد کند تا بتواند ورود خود را ثبت کند.
پس از وارد کردن تمام اطلاعات، بازدیدکننده دکمه ورود را لمس می‌کند.
توجه
در هر مرحله از فرآیند ورود، اگر ده ثانیه بدون انتخاب سپری شود، کیوسک به صفحه اصلی خوش‌آمدگویی بازمی‌گردد.
ورود برنامه‌ریزی‌شده بازدیدکننده¶
هنگامی که یک بازدیدکننده برنامه‌ریزی‌شده به یک مجموعه وارد می‌شود، ابتدا به یک کیوسک پذیرش مراجعه می‌کند. اگر بازدیدکنندگان برنامه‌ریزی‌شده‌ای برای آن روز وجود داشته باشند، یک پانل ورود سریع در سمت راست کیوسک ظاهر می‌شود که می‌پرسد آیا شما یکی از این افراد هستید؟ در زیر این سؤال، فهرستی از تمام بازدیدکنندگانی که برای آن روز برنامه‌ریزی شده‌اند نمایش داده می‌شود.
برای ورود، روی نام مربوطه در لیست کلیک کنید.
نوشیدنی‌ها¶
اگر نوشیدنی‌ها برای ایستگاه تنظیم شده باشند، پس از ضربه زدن روی ثبت ورود، صفحه تأیید ثبت‌نام بارگذاری می‌شود، همراه با این سؤال: آیا چیزی برای نوشیدن می‌خواهید؟
بازدیدکننده می‌تواند یکی از گزینه‌های بله، لطفاً یا نه، متشکرم را انتخاب کند.
اگر آنها گزینه بله، لطفاً را انتخاب کنند، صفحه انتخاب نوشیدنی ظاهر می‌شود و گزینه‌های از پیش تنظیم‌شده نمایش داده می‌شوند. سپس بازدیدکننده گزینه مورد نظر را انتخاب می‌کند، یا اگر چیزی نمی‌خواهد، می‌تواند دکمه خیر، متشکرم را در پایین صفحه لمس کند.
اگر نوشیدنی انتخاب شده باشد، پیام «از ثبت‌نام شما متشکریم! نوشیدنی شما در راه است.» نمایش داده می‌شود.
اطلاعیه‌ها¶
پس از ورود بازدیدکننده، فردی که بازدیدکننده با او ملاقات دارد و هر کاربر دیگری که برای دریافت اعلان هنگام ورود در کیوسک تنظیم شده باشد، مطلع می‌شوند. این اعلان می‌تواند از طریق ایمیل، پیامک، چت در بحث یا ترکیبی از این سه گزینه ارسال شود.
اگر بازدیدکننده نوشیدنی درخواست کرده باشد، کاربران تنظیم‌شده به‌عنوان افرادی که باید مطلع شوند در فرم نوشیدنی از طریق برنامه بحث مطلع می‌شوند. پیامی که ظاهر می‌شود این است: (نام بازدیدکننده) به‌تازگی وارد شده است. آنها (نام نوشیدنی) درخواست کرده‌اند.
پس از تحویل نوشیدنی به مهمان، فردی که نوشیدنی را تحویل داده است مسئول علامت‌گذاری نوشیدنی به عنوان تحویل داده شده می‌باشد.
برای علامت‌گذاری یک نوشیدنی به‌عنوان تحویل داده شده، به مسیر بروید و کارت ایستگاه مورد نظر را که (#) نوشیدنی برای سرو نمایش می‌دهد، انتخاب کنید.
این یک لیست از تمام بازدیدکنندگانی که در آن ایستگاه ثبت شده‌اند و منتظر نوشیدنی هستند را باز می‌کند. برای بازدیدکننده‌ای که نوشیدنی دریافت کرده است، روی دکمه نوشیدنی سرو شد در انتهای خط کلیک کنید. پس از علامت‌گذاری بازدیدکننده به‌عنوان دریافت‌کننده نوشیدنی، او از لیست ناپدید می‌شود.
بررسی کنید¶
پس از اینکه بازدیدکننده کار خود را به پایان رساند و محل را ترک کرد، بررسی خروج آنها برای ثبت دقیق سوابق مهم است.
برای بررسی صحیح خروج بازدیدکنندگان، به مسیر بروید و کارت ایستگاه مورد نظر را که (#) نوشیدنی برای سرو نمایش می‌دهد، انتخاب کنید. با این کار، لیستی از تمام بازدیدکنندگانی که در حال حاضر در آن ایستگاه ثبت شده‌اند، باز می‌شود.
روی دکمه تسویه حساب در انتهای خط مربوط به بازدیدکننده‌ای که خارج شده است کلیک کنید. پس از علامت‌گذاری به عنوان تسویه شده، بازدیدکننده از لیست حذف می‌شود.
مهم
بازدیدکنندگان هنگام خروج خود را چک‌اوت نمی‌کنند. برای ثبت دقیق سوابق، مهم است که کاربران پذیرش بازدیدکنندگان را چک‌اوت کنند.
همیشه یک لیست دقیق از افرادی که در محل حضور دارند در هر زمان داشته باشید. این امر برای اهداف امنیتی و در مواقع اضطراری مهم است.