سفارش‌های کلی

سفارش‌های کلی توافق‌نامه‌های خرید بلندمدت بین یک شرکت و یک فروشنده هستند که برای تحویل محصولات به صورت دوره‌ای با قیمت‌های از پیش تعیین‌شده انجام می‌شوند.

سفارش‌های کلی زمانی مفید هستند که محصولات به طور مداوم از یک فروشنده خریداری شوند، اما در مقادیر مختلف و در زمان‌های متفاوت.

با ساده‌سازی فرآیند سفارش‌دهی، سفارش‌های کلی نه تنها زمان را صرفه‌جویی می‌کنند، بلکه هزینه‌ها را نیز کاهش می‌دهند، زیرا می‌توانند در مذاکره برای قیمت‌های عمده با فروشندگان مفید باشند.

ایجاد یک سفارش کلی جدید

برای ایجاد سفارش‌های کلی، ویژگی توافق‌نامه‌های خرید را از تنظیمات برنامه خرید فعال کنید. به مسیر برنامه خرید ‣ پیکربندی ‣ تنظیمات بروید و در بخش سفارش‌ها، کادر توافق‌نامه‌های خرید را علامت بزنید. سپس روی ذخیره کلیک کنید تا تغییرات اعمال شوند.

توجه

علاوه بر ایجاد سفارش‌های کلی، تنظیمات توافق‌نامه‌های خرید به کاربران امکان می‌دهد درخواست‌های جایگزین برای استعلام قیمت (RfQs) ایجاد کنند.

برای ایجاد یک سفارش کلی، به مسیر برنامه خرید ‣ سفارش‌ها ‣ سفارش‌های کلی بروید و روی جدید کلیک کنید. این کار فرم سفارش کلی جدیدی را باز می‌کند.

فیلدهای زیر را در فرم سفارش کلی تنظیم کنید تا قوانین از پیش تعیین‌شده برای توافق‌نامه بلندمدت دوره‌ای ایجاد شود:

• نماینده خرید: کاربری که به این سفارش کلی خاص اختصاص داده شده است. به‌طور پیش‌فرض، این کاربر کسی است که توافق‌نامه را ایجاد کرده است؛ کاربر می‌تواند مستقیماً از منوی کشویی کنار این فیلد تغییر داده شود.

• نوع توافق‌نامه: نوع توافق‌نامه خرید که این سفارش کلی به آن طبقه‌بندی شده است. در Odoo، سفارش‌های کلی تنها توافق‌نامه رسمی خرید هستند.

• فروشنده: تأمین‌کننده‌ای که این توافق به او مرتبط است، چه به صورت یک‌باره و چه به صورت دوره‌ای. فروشنده را می‌توان مستقیماً از منوی کشویی کنار این فیلد انتخاب کرد.

• ارز: ارزی که برای این تبادل توافق شده است. اگر ارزهای متعددی در پایگاه داده فعال شده باشند، ارز را می‌توان از منوی کشویی کنار این فیلد تغییر داد.

• مهلت توافق: تاریخی که این توافق خرید منقضی خواهد شد. اگر این سفارش کلی نباید منقضی شود، این فیلد را خالی بگذارید.

• تاریخ سفارش: تاریخی که این سفارش کلی باید در آن ثبت شود اگر یک پیشنهاد جدید مستقیماً از فرم سفارش کلی ایجاد شود. اگر یک پیشنهاد جدید ایجاد شود، این مقدار به طور خودکار فیلد مهلت سفارش را در |درخواست پیشنهاد| پر می‌کند.

• تاریخ تحویل: تاریخ تحویل مورد انتظار برای محصولاتی که در یک |درخواست قیمت| گنجانده شده‌اند، در صورتی که مستقیماً از فرم سفارش کلی ایجاد شده باشد. اگر یک پیشنهاد جدید ایجاد شود، این مقدار به طور خودکار فیلد تاریخ ورود مورد انتظار را در |درخواست قیمت| پر می‌کند.

• سند منبع: سفارش خرید (PO) منبع که این سفارش کلی به آن مرتبط است. اگر این سفارش کلی نباید به هیچ سفارش خرید موجودی مرتبط باشد، این فیلد را خالی بگذارید.

• شرکت: شرکتی که به این سفارش کلی خاص اختصاص داده شده است. به طور پیش‌فرض، این شرکت همان شرکتی است که کاربر ایجادکننده سفارش کلی در آن ثبت شده است. اگر پایگاه داده یک پایگاه داده چند شرکتی نباشد، این فیلد قابل تغییر نیست و به طور پیش‌فرض تنها شرکتی که در پایگاه داده ثبت شده است را نشان می‌دهد.

پس از تکمیل تمامی فیلدهای مربوطه، روی افزودن یک خط کلیک کنید تا محصولات را در ستون محصول اضافه کنید. سپس در ستون تعداد، تعداد هر محصول را تغییر دهید و در ستون قیمت واحد، قیمت را تنظیم کنید.

مهم

هنگام افزودن محصولات به یک سفارش کلی جدید، قیمت‌های از پیش موجود محصولات به‌طور خودکار به خطوط محصول اضافه نمی‌شوند. در عوض، قیمت‌ها باید به صورت دستی اختصاص داده شوند، با تغییر مقدار در ستون قیمت واحد به قیمتی که با فروشنده ذکر شده توافق شده است. در غیر این صورت، قیمت 0 باقی خواهد ماند.

برای مشاهده و تغییر تنظیمات پیش‌فرض توافق‌نامه خرید برای سفارش‌های کلی مستقیماً از فرم سفارش کلی، روی آیکون ➡️ (فلش راست) که هنگام قرار گرفتن نشانگر روی فیلد نوع توافق‌نامه ظاهر می‌شود، کلیک کنید، جایی که سفارش کلی فهرست شده است. این عمل به تنظیمات سفارش کلی هدایت می‌کند.

از اینجا می‌توان تنظیمات مربوط به سفارش‌های کلی را ویرایش کرد. در بخش نوع توافق، نام نوع توافق قابل تغییر است و همچنین نوع انتخاب توافق نیز قابل تغییر می‌باشد. دو گزینه برای نوع انتخاب وجود دارد که می‌توان آن‌ها را فعال کرد:

• فقط یک درخواست خرید را انتخاب کنید (انحصاری): زمانی که یک سفارش خرید تأیید می‌شود، سفارش‌های خرید باقی‌مانده لغو می‌شوند.

• انتخاب چند درخواست قیمت (غیر انحصاری): زمانی که یک سفارش خرید تأیید می‌شود، سفارش‌های خرید باقی‌مانده لغو نمی‌شوند. در عوض، چندین سفارش خرید مجاز هستند.

در بخش اطلاعات برای پیشنهادات جدید، فیلدهای خطوط و مقادیر قابل ویرایش هستند. با انجام این کار، تعیین می‌شود که پیشنهادات جدید هنگام استفاده از این توافق‌نامه خرید چگونه باید پر شوند.

دو گزینه وجود دارد که می‌توان برای خطوط فعال کرد:

• استفاده از خطوط توافق: هنگام ایجاد یک پیش‌فاکتور جدید، خطوط محصولات با همان محصولاتی که در سفارش کلی ذکر شده‌اند، پیش‌پر می‌شوند، اگر سفارش کلی مذکور برای پیش‌فاکتور جدید انتخاب شود.

• خطوط درخواست قیمت را به‌صورت خودکار ایجاد نکنید: هنگام ایجاد یک پیشنهاد جدید، و انتخاب یک سفارش کلی موجود، تنظیمات به پیشنهاد جدید منتقل می‌شوند، اما خطوط محصولات پر نمی‌شوند.

و دو گزینه وجود دارد که می‌توان برای مقادیر فعال کرد:

• استفاده از مقادیر توافق: هنگام ایجاد یک پیش‌فاکتور جدید، مقادیر محصولات ذکر شده در سفارش کلی در خطوط محصول به صورت پیش‌فرض پر می‌شوند، اگر سفارش کلی مذکور برای پیش‌فاکتور جدید انتخاب شود.

• تنظیم مقادیر به صورت دستی: هنگام ایجاد یک پیشنهاد جدید و انتخاب یک سفارش کلی موجود، خطوط محصول به صورت خودکار پر می‌شوند، اما تمام مقادیر روی 0 تنظیم می‌شوند. مقادیر باید توسط کاربر به صورت دستی تنظیم شوند.

پس از اعمال تغییرات مورد نظر، روی جدید (از طریق مسیرهای ناوبری در بالای صفحه) کلیک کنید تا به فرم سفارش کلی بازگردید. سپس روی تأیید کلیک کنید تا این توافق‌نامه خرید جدید ذخیره شود.

پس از تأیید، مرحله سفارش کلی (در گوشه بالا-راست) از پیش‌نویس به در حال اجرا تغییر می‌کند، به این معنی که این توافق‌نامه می‌تواند هنگام ایجاد |درخواست‌های پیشنهاد| جدید انتخاب و استفاده شود.

نکته

پس از ایجاد و تأیید یک سفارش کلی، محصولات، مقادیر و قیمت‌ها همچنان می‌توانند ویرایش، اضافه یا از توافق‌نامه خرید حذف شوند.

ایجاد یک |درخواست قیمت| جدید از سفارش کلی

پس از تأیید سفارش کلی، نقل‌قول‌های جدید می‌توانند مستقیماً از فرم سفارش کلی ایجاد شوند. |درخواست‌های قیمت| با استفاده از این فرم، به‌طور خودکار با اطلاعاتی که بر اساس قوانین تنظیم‌شده در فرم است، پر می‌شوند. علاوه بر این، نقل‌قول‌های جدید به‌طور خودکار به این فرم سفارش کلی متصل می‌شوند، از طریق دکمه هوشمند درخواست‌های قیمت/سفارش‌ها در بالای سمت راست فرم.

برای ایجاد یک پیش‌فاکتور جدید از فرم سفارش کلی، روی دکمه پیش‌فاکتور جدید کلیک کنید. این کار یک |درخواست پیش‌فاکتور| جدید باز می‌کند که با اطلاعات صحیح، بسته به تنظیمات پیکربندی شده در فرم سفارش کلی، از پیش پر شده است.

از فرم جدید |درخواست قیمت|، روی ارسال از طریق ایمیل کلیک کنید تا ایمیلی برای فروشنده فهرست‌شده تهیه و ارسال کنید. روی چاپ درخواست قیمت کلیک کنید تا یک فایل PDF قابل چاپ از پیشنهاد قیمت ایجاد شود؛ یا پس از آماده شدن، روی تأیید سفارش کلیک کنید تا |سفارش خرید| تأیید شود.

پس از تأیید PO، به فرم سفارش کلی بازگردید (از طریق مسیرهای ناوبری در بالای صفحه). در فرم سفارش کلی، اکنون یک RfQ در دکمه هوشمند RFQs/Orders در بالا-راست فرم لیست شده است. روی دکمه هوشمند RFQs/Orders کلیک کنید تا PO که تازه ایجاد شده است را مشاهده کنید.

تأمین مجدد

پس از تأیید یک سفارش کلی، یک خط جدید فروشنده تحت زبانه خرید برای محصولات موجود در سفارش اضافه می‌شود.

این امر سفارش‌های کلی را با تأمین خودکار مفید می‌سازد، زیرا اطلاعات مربوط به فروشنده، قیمت و توافق‌نامه در خط فروشنده ارجاع داده می‌شود. این اطلاعات تعیین می‌کند که محصول چه زمانی، کجا و با چه قیمتی باید تأمین شود.

همچنین ببینید

دعوت به مناقصه