پیگیری فاکتورها

پیام‌های پیگیری می‌توانند به مشتریان ارسال شوند زمانی که پرداخت‌ها به تأخیر افتاده‌اند. اودو به شناسایی پرداخت‌های دیرهنگام کمک می‌کند و امکان زمان‌بندی و ارسال یادآوری‌های مناسب را با استفاده از اقدامات پیگیری بر اساس تعداد روزهای تأخیر فراهم می‌کند. پیام‌های پیگیری می‌توانند از طریق روش‌های مختلف از جمله ایمیل، پست یا پیامک ارسال شوند.

همچنین ببینید

پیکربندی

برای پیکربندی اقدامات پیگیری، به حسابداری ‣ پیکربندی ‣ سطوح پیگیری بروید. در نمای لیست سطوح پیگیری، چندین سطح پیگیری و اقدامات به‌صورت پیش‌فرض پیکربندی شده‌اند.

برای ویرایش یک سطح پیگیری، روی رکورد کلیک کنید. از نمای فرم، توضیحات را ویرایش کنید یا تعداد روزها قبل از ارسال یادآوری را تنظیم کنید. در برگه اعلان، اقدامات مانند ارسال ایمیل، ارسال نامه و ارسال پیامک را انتخاب کنید.

توجه

ارسال نامه‌ها یا پیامک‌ها در Odoo نیاز به اعتبار یا توکن‌های خرید درون‌برنامه‌ای (IAP) دارد.

برای استفاده از یک قالب از پیش پر شده هنگام ارسال ایمیل یا نامه، یک قالب محتوا را انتخاب کنید. برای ویرایش آن، روی آیکون (فلش لینک داخلی) در کنار فیلد قالب محتوا کلیک کنید. در صورت فعال بودن، پیامک‌ها از یک فیلد قالب پیامک خاص استفاده می‌کنند که می‌توان آن را با کلیک روی آیکون (فلش لینک داخلی) ویرایش کرد.

گزینه‌های دیگر را می‌توان در بخش گزینه‌ها در سطح پیگیری مشخص فعال کرد:

  • یادآوری را با گزینه خودکار تنظیم کنید.

  • فاکتورهای معوقه را به یادآوری پیوست کنید.

  • افزودن دنبال‌کنندگان به مشتری مرتبط برای دریافت اعلان‌ها درباره هر پاسخ ایمیلی که به ایمیل یادآوری داده می‌شود.

در برگه فعالیت، گزینه زمان‌بندی خودکار فعالیت‌ها را زمانی که سطح پیگیری فعال می‌شود، فعال کنید. کاربر مسئول و نوع فعالیت را انتخاب کرده و یک خلاصه وارد کنید.

برای افزودن یک سطح پیگیری جدید، روی جدید کلیک کنید و فیلدها را پر کنید.

نکته

تعداد روزهای منفی را تنظیم کنید تا قبل از تاریخ سررسید فاکتور یادآوری ارسال شود.

پیگیری‌های صورتحساب

توجه

تمام تراکنش‌های بانکی را قبل از شروع فرآیند پیگیری تطبیق دهید تا از ارسال یادآوری برای فاکتورهایی که قبلاً پرداخت شده‌اند جلوگیری شود.

برای مشاهده تمام فاکتورهای معوقه، به مسیر حسابداری ‣ مشتریان ‣ فاکتورها بروید. در نمای لیست فاکتورها، روی نوار جستجو کلیک کرده و فیلتر معوقه را انتخاب کنید.

پیگیری‌ها برای یک مشتری

برای مشاهده جزئیات وضعیت پیگیری فاکتور مشتری، به مسیر حسابداری ‣ مشتریان ‣ مشتریان بروید. فرم مشتری را باز کرده و روی زبانه حسابداری کلیک کنید. در بخش پیگیری فاکتورها، روی سطوح مختلف کلیک کنید تا وضعیت پیگیری هر سطح را مشاهده کنید. اگر اقدامی لازم باشد، روی فاکتورهای معوق کلیک کنید تا لیست جزئیات فاکتورهای معوق را مشاهده کنید.

گزینه‌های اضافی می‌توانند تنظیم شوند:

  • یادآوری‌ها: این‌ها یا خودکار هستند یا دستی.

  • یادآوری بعدی: تاریخی که باید اقدامات پیگیری بعدی انجام شود به صورت خودکار هنگام پردازش پیگیری‌ها تنظیم می‌شود، اما در صورت نیاز می‌توان آن را به صورت دستی تنظیم کرد.

  • مسئول: کاربری که اقدامات پیگیری را انجام می‌دهد.

برای ارسال دستی یادآوری پرداخت به مشتری، روی ارسال کلیک کنید و اقدامات مورد نظر را در پنجره ارسال و چاپ انتخاب کنید:

گزینه پیوست فاکتورها را فعال کنید و در صورت نیاز قالب محتوا را تغییر دهید. سپس روی ارسال یا ارسال و چاپ کلیک کنید تا گزارش پیگیری ارسال شود.

همچنین ببینید

خریدهای درون‌برنامه‌ای (IAP)

توجه

  • اطلاعات تماس موجود در فاکتور یا فرم تماس برای ارسال یادآوری استفاده می‌شود.

  • چتر تمامی اقدامات پیگیری را به طور کامل ثبت می‌کند.

پیگیری‌ها برای تمامی مشتریانی که نیاز به اقدام دارند

پس از تنظیم گزینه‌های اضافی پیگیری، بررسی کنید که کدام مشتریان دارای فاکتورهای معوق هستند یا نیاز به پیگیری دارند. برای این کار، به مسیر حسابداری ‣ مشتریان ‣ مشتریان بروید. در نمای کانبان مشتریان، روی نوار جستجو کلیک کنید و بر اساس فاکتورهای معوق یا نیاز به پیگیری فیلتر کنید.

برای انجام اقدامات پیگیری برای تمامی مشتریان مرتبط، به نمای لیست بروید و مشتریانی را که نیاز به پیگیری دارند انتخاب کنید. سپس روی (اقدامات) کلیک کنید و گزینه پردازش پیگیری‌ها را انتخاب کنید تا گزارش پیگیری را برای آنها ارسال کنید.

گزارش‌ها

صورت‌حساب مشتری

برای دریافت یک نمای کلی جامع از وضعیت حساب مشتری، روی دکمه هوشمند صورت‌حساب مشتری در فرم مشتری کلیک کنید. این صورت‌حساب با بخش مربوط به آن مشتری در گزارش دفتر کل شریک مطابقت دارد.

برای ارسال به مشتری، روی ارسال کلیک کنید، در صورت نیاز قالب ایمیل را تغییر دهید و سپس روی چاپ و ارسال کلیک کنید.

برای مشاهده صورت‌حساب‌های مشتریان به‌صورت همزمان برای چندین مشتری، مشتریان را از نمای لیست مشتریان انتخاب کنید، روی (اقدامات) کلیک کنید و باز کردن صورت‌حساب‌های مشتریان را انتخاب کنید.

برای تولید فایل PDF یا XLSX، روی PDF یا XLSX کلیک کنید.

گزارش پیگیری

برای مشاهده کامل صورتحساب‌های معوقه مشتری، جدا کردن صورتحساب‌های سررسید شده از صورتحساب‌های دیرکرد، روی دکمه هوشمند صورت وضعیت مشتری در فرم مشتری کلیک کنید. سپس روی گزارش: صورت وضعیت مشتری کلیک کرده و گزینه گزارش پیگیری را انتخاب کنید.

برای مشاهده گزارش پیگیری برای تمامی مشتریان به صورت یکجا، به مسیر حسابداری ‣ گزارش‌ها ‣ دفتر کل شرکا بروید. سپس روی گزارش: کلیک کنید و گزارش پیگیری را انتخاب کنید.

برای تولید فایل PDF یا XLSX، روی PDF یا XLSX کلیک کنید.